Kantoor Huren

Zoeken

U wilt een kantoor huren, maar waar moet u op letten?

In dit artikel wordt uitsluitend ingegaan op het huren van een kantoor. De bepalingen in de huurwet die van toepassing zijn op kantoren huren geven huurder en verhuurder voldoende ruimte om over veel dingen zelf te beslissen (contractsvrijheid). Deze ruimte geven de huurder en verhuurder de mogelijkheid te onderhandelen over de verschillende factoren die van invloed zijn op huurovereenkomst. Hieronder een korte opsomming van deze punten:

1. Oppervlakte

Voordat u op zoek gaat naar een geschikt kantoor of een onafhankelijke bedrijfsmakelaar inschakelt, moet u precies weten waarnaar u op zoek bent. Een goed startpunt hier in is de huidige grootte van uw organisatie en welke vooruitzichten u heeft voor uw bedrijf. Uw bedrijf mag nu nog misschien klein zijn, maar de kans bestaat dat u sneller doorgroeit dan verwacht.

Houd hier rekening mee bij het bepalen van de gewenste oppervlakteruimte. Het heeft weinig zin om met 10 personen in een pand voor vijftig man te gaan zitten, maar een ruimte enigszins 'op de groei' huren is een goede investering.

Welke vuistregel kunt u voor het huren van een kantoor hanteren? Gemiddeld genomen dient u per kantoormedewerker uit te gaan van 15 tot 20 vierkante meter per kantoormedewerker. Dit metrage is inclusief entree, facilitaire voorzieningen en kantoorruimte.

2. Huur Termijnen

Als huurder heeft u altijd de mogelijkheid om te onderhandelen over de huurtermijn van uw kantoor. Wanneer u net een onderneming bent gestart is het handig om de huurtermijnen niet voor langere tijd vast te leggen. Indien u reeds een gevestigde onderneming heeft en u wilt zekerheid hebben over uw kantoor is een langere termijn zeker een goede optie.

Heeft u geen termijn afgesproken in het huurcontract dan gebeurt er wat in de wet staat. Hierin staat dat als een huurovereenkomst wordt getekend voor een kantoor er in principe voor vijf jaar getekend is en daarna nog automatisch met vijf jaar verlengt word indien er geen tijdelijke opzegging is ontvangen. Het is echter geen dwingend recht dus u mag in uw onderhandelingen iets anders afspreken en daarmee akkoord gaan.

Als ondernemer wilt u met uw bedrijf groeien en daarom is het van belang dat uw huurtermijn goed afstemt op uw groeiplannen. U kan het beste onderhandelen over huurtermijnen in periodes van ongeveer 1 tot 3 jaar, waardoor u in de groei van uw onderneming niet te lang vastzit aan een kantoorruimte.

3. Verschillende rechtsvormen en huur overeenkomst

Stel, u heeft een huurovereenkomst getekend voor 2 jaar. Van deze termijn is reeds één jaar verstreken en er is in deze periode een faillissement aanstaande en kunt u het niet meer opbrengen om de huur af te betalen. Dan lijdt dat tot wanbetaling wat doorloopt tot wanprestatie en uiteindelijk lijdt tot een schade vergoeding voor de verhuurder. De verhuurder mag in dat geval het totaalbedrag van alle resterende huurtermijnen in één keer opeisen en mocht u als huurder privé aansprakelijk zijn dan kan dat flinke schulden veroorzaken. Het is voor de privé aansprakelijkheid van de huurder belangrijk dat de huurder niet een te lange termijn laat opnemen in een huurovereenkomst. Een periode van 1 tot 3 jaar is voldoende. Dat is voor een eenmanszaak of VOF handig, omdat op men op deze wijze minder risico loopt dat het privé vermogen van de huurder aangesproken wordt. Voor een B.V. is de situatie uiteraard anders. Let er bij een B.V. wel op dat u een huurovereenkomst laat tekenen in naam van de B.V. en niet in naam van de DGA. Als er vanuit de BV een huurovereenkomst getekend is, dan is de B.V. aansprakelijk en kan de verhuurder niet privé beslag leggen op het vermogen van de huurder. Mocht u wel als DGA de huurovereenkomst hebben ondertekend dan kan de verhuurder alsnog beslag leggen op het privé vermogen van de huurder.

Als de overeenkomst vanuit de B.V. getekend is hebben de verhuurders vaak toch nog een andere manier om aan hun geld te komen en dat is door middel van een borgstelling in de overeenkomst op te nemen. Dan moet de huurder vooraf een bepaald bedrag aan de verhuurder betalen en mocht er geen contractbreuk zijn aan het einde van de overeenkomst, dan krijgt de huurder zijn borg terug.

4. Locatie

Ondernemers vinden de locatie van hun kantoor vaak erg belangrijk: zij willen goed bereikbaar zijn en tegelijkertijd een visitekaartje afgeven aan hun doelgroep en klantenkring.

De sfeer van het kantoor, maar ook de staat van het onderhoud speelt hierbij een belangrijke rol. Een statig herenhuis kan op het eerste gezicht prachtig zijn, maar met tochtige of gehorige werkruimtes maakt u niemand blij.

Vergeet ook niet te kijken naar parkeergelegenheid en nabijgelegen stations of bushaltes. Onthoud dat hoe beter de locatie is, des te hoger de huurprijs zal uitvallen.

Een meer voordelige optie is om uw bedrijf te vestigen in een bedrijvencentrum.

In dat geval houd je een eigen kantoorruimte, maar deelt u de kosten voor aanwezige faciliteiten - denk aan receptie, sanitair, schoonmaak - met andere huurders.

Er zijn online genoeg bronnen te vinden die u kunnen informeren over het beschikbare aanbod van kantoren huren. Hierbij kunt u bijvoorbeeld denken aan Funda in Business. Een onafhankelijke bedrijfsmakelaar kan u echter attenderen op aanbod wat niet online te vinden is maar vanuit hun netwerk wordt aangeboden. Daarnaast kan de expertise die een bedrijfsmakelaar u ondersteunen in het vinden van de juiste locatie en u veel werk en tijd uit handen nemen door het proces van het vinden van een nieuw kantoor huren op zich te nemen.

5. Opleveringsniveau

Ook het opleveringsniveau van de kantoorruimte is een aspect waar u als huurder mee te maken krijgt. Het kan zijn dat u niet tevreden bent met de indeling van het pand of u wilt de lampen die er hangen vervangen hebben? U hoeft niet zonder meer de kantoorruimte te accepteren zoals deze wordt aangeboden door de verhuurder. U kan dit ook meenemen in een onderhandeling. Om dit goed mee te kunnen nemen in de onderhandeling is een bepaald kennisniveau van deze materie belangrijk zodat het maximale uit een onderhandeling gehaald kan worden. Ook op dit punt kan een vastgoedspecialist zijn toegevoegde waarde tonen. M.a.w. past de oplevering van het pand goed bij de prijs die u ervoor gaat betalen?

6. Huurprijs

Een huurder hoeft nooit akkoord te gaan met de voorwaarden die de verhuurder stelt. U kan dus altijd onderhandelen over verschillende factoren die te maken hebben met het huren van een kantoor.

Voordat u akkoord gaat met de huurprijs die de verhuurder vraagt voor het kantoor is het handig om in de buurt kantoren te vergelijken die overeenkomen met het kantoor dat u wilt huren. Dan kunt u de huurprijzen van verschillende panden vergelijken en kijken of de verhuurder ongeveer dezelfde prijs aanhoudt als vergelijkbare panden.

Er zijn veel factoren die de uiteindelijke huurprijs bepalen als u een kantoor wil huren. Hierbij kan u denken aan de huurprijs per vierkante meter, de servicekosten bijdrage en bijbehorende parkeerplaatsen. Over deze zaken kan u onderhandelen en dan kan u nog de termijnen van betalingen meenemen in de onderhandelingen. Indien u op dit vlak ontzorgd wilt worden, dan is een onafhankelijke bedrijfsmakelaar een goede optie. Een bedrijfsmakelaar is dagelijks bezig met het onderhandelen voor huurders, kent de markt en weet hoe zij het beste resultaat voor een huurder kunnen realiseren.

Kantoor huren, Zelf doen of uitbesteden?

Het zoeken van nieuw kantoor is een tijdrovende klus en wordt schromelijk onderschat. U start met een programma van eisen, waarna er een longlist van kantoorruimtes wordt opgesteld die voldoen aan de opgestelde eisen. Dan begint het bezichtigen en houd u een short list van kantoren over welke allemaal reële opties zijn voor uw nieuwe kantoor. Dan begint het onderhandelen pas..

Zoals u leest moeten er nogal wat stappen worden doorlopen om tot een weloverwogen keuze te komen. Zeker in een dynamische markt kan een interessante kantoorruimte verhuurt zijn voordat u de mogelijkheid had om het kantoor te bezichtigen. De vraag rijst dan al snel of u dit zelf wilt doen of toch maar uit besteden voor tijdswinst, expertise en marktkennis.

Een aantal voordelen van het uitbesteden aan een onafhankelijke vastgoedadviseur op een rijtje: