Page content

Wat komt er allemaal bij kijken als u wilt verhuizen met uw bedrijf?

verhuizen

U heeft besloten om met het bedrijf te verhuizen naar een nieuwe locatie. Misschien paste de huidige uitstraling van het pand niet meer bij uw nieuwe strategie, of bent u hard gegroeid en hebt meer ruimte nodig. Hoe dan ook is deze beslissing het startsein voor een ingrijpend project met veel kansen en valkuilen. U wilt dit project van kop tot staart in goede banen (laten) leiden, maar hoe pakt u dat aan? In de blogpost helpen wij u met praktische tips voor het vinden, inrichten en inhuizen van uw nieuwe bedrijfspand.

Vinden van een nieuwe locatie

Stap één is het vinden van een nieuwe locatie die voldoet aan uw wensen. De overweging die u moet maken is de volgende: Gaat u zelf urenlang op internet zoeken, of besteed u de zoektocht uit aan een specialist? Het is geen verrassing dat een vastgoedspecialist effectiever zoekt en vindt dan wanneer u zelf op zoek gaat. Denk aan de vele dure uren die u en een of meerdere collega’s gaan besteden aan bedrijfspanden die op voorhand al niet geschikt zijn. Uren die meer toegevoegde waarde opleveren wanneer deze besteed worden aan uw eigen klanten en business. In onze blogpost over het vinden van de juiste bedrijfsruimte kunt u hier meer over lezen.

Nieuwe ruimte gevonden wat nu?

Als de bedrijfsmakelaar een geschikte ruimte heeft gevonden moet de inboedel nog naar de nieuwe kantoorruimte. Een verhuizing ook altijd een goed moment zijn om eens te bekijken of het bestaande kantoormeubilair nog wel voldoet en of de nieuwe bedrijfsruimte niet vraagt om nieuwe bureaus, stoelen, archiefkasten etc. Hoe gaat u uw nieuwe kantoorruimte indelen? De nieuwe bedrijfsruimte zal namelijk altijd anders ingedeeld zijn dan de oude en met nieuw meubilair kan de ruimte efficiënter ingedeeld worden. Het is tegenwoordig ook mogelijk meubilair aan te schaffen dat rekening houdt met de gezondheid van de werknemers; zit- stabureaus of fietsbureaus houden de werknemer tijdens het werk in beweging en zorgen voor een betere conditie en gezondheid. Vanzelfsprekend is het ook zo, dat nieuw kantoormeubilair de nieuwe bedrijfsruimte een veel mooiere uitstraling geeft.

Wanneer uw nieuwe kantoor volledig naar wens is, kunt u de inboedel van uw oude werkruimte naar uw kantoor vervoeren. Dit is een tijdrovende en vaak erg stressvolle bezigheid! Niet alleen moet de inboedel in uw oude ruimte worden ingepakt, ook moeten de meubels heelhuids bij uw nieuwe kantoor aankomen. Om het verhuizen van de inboedel iets aangenamer te maken kunt u de hulp van een verhuisbedrijf bij u in de buurt inschakelen.Voor een verhuisbedrijf is het erg eenvoudig om uw inboedel te verhuizen, daarbij weet u zeker dat de inboedel heelhuids in uw nieuwe woning aankomt. Een verhuisbedrijf helpt u overigens niet alleen bij het vervoeren van de inboedel, maar kan de inboedel ook voor u in- en uitpakken. Dit bespaart u tijd en stress!

Tijdig huidige huurovereenkomst beëindigen

Let er op dat de huidige huurovereenkomst op tijd en schriftelijk is beëindigd. De meest veilige methode is nog steeds om aangetekend per post bij de verhuurder / eigenaar op te zeggen. Het lijkt een no brainer, maar we lopen nog steeds tegen gevallen aan waarbij er niet of te laat is opgezegd.

Creëer draagvlak en betrokkenheid

De passende locatie is gevonden en de huurovereenkomst is getekend.  Nu is het verstandig om een intern team te vormen die zich bezig gaat houden met de voorbereiding en uitvoering van de daadwerkelijke verhuizing. Door de kwaliteiten van uw eigen personeel in te zetten creëert u interesse, betrokkenheid en draagvlak. Zo moet u rekening houden met de volgende zaken:

  • HR: Informeren personeel over verhuizing
  • Administratief: Doorvoeren adreswijziging, informeren leveranciers, klanten en relaties
  • ICT: Voorbereiden verhuizing ICT omgeving ( hardware, software, netwerk)
  • Logistiek: Vinden van een verhuisbedrijf, of zelf organiseren
  • Bouwkundig: Afhankelijk van de onderhandelingen met de nieuwe verhuurder betrekt u het nieuwe kantoorpand Turn Key (alleen inhuizen met kantoormeubilair) of casco (zelf nog verbouwen).

Over het inrichten en verbouwen van een casco ruimte delen we hieronder nog een aantal ervaringen.

Casco / Zelf verbouwen

Om een casco ruimte in te richten moet je een perfecte indeling hebben gemaakt welke past bij uw bedrijf. Hoeveel flexplekken, vergaderruimten en aparte kantoorruimten heb ik nodig? Deze en nog veel meer vragen moeten beantwoord worden. Wij raden aan om tijdens de onderhandelingen over de huurovereenkomst een bureau uit te nodigen dat zich heeft gespecialiseerd in project afbouw. Zij denkt mee over de plattegrond en maakt een begroting op voor de uit te voeren werkzaamheden. U toetst gelijk of uw plannen ook gerealiseerd kunnen worden in de nieuwe ruimte voordat u een handtekening heeft gezet.

Verhuizen

Afhankelijk van de grootte van uw onderneming en de bereidheid van het eigen personeel huurt u een verhuisbedrijf in. Voordeel van een verhuisbedrijf is dat zij in het weekend werken. Dit betekent vrijdag uit het oude kantoor en maandag een frisse start op de nieuwe locatie.

U kunt er natuurlijk ook voor kiezen om de verhuizing met het eigen personeel te organiseren. Dit versterkt het teamgevoel en vergroot de betrokkenheid. Dat laatste hangt er ook vanaf of u tijdens de werkweek of in het weekend gaat verhuizen.

Comment Section

0 reacties op “Wat komt er allemaal bij kijken als u wilt verhuizen met uw bedrijf?

Plaats een reactie


*