Kantoorruimte Huren

U wilt kantoorruimte huren, maar waar moet u op letten?

In dit artikel wordt uitsluitend ingegaan op het huren van kantoorruimte. De bepalingen in de huurwet die van toepassing zijn op kantoorruimte huren geven huurder en verhuurder voldoende ruimte om over veel dingen zelf te beslissen (contractsvrijheid). Deze ruimte geven de huurder en verhuurder de mogelijkheid te onderhandelen over de verschillende factoren die van invloed zijn op huurovereenkomst. Hieronder een korte opsomming van deze punten:

1. Huur Termijnen

Als huurder heeft u altijd de mogelijkheid om te onderhandelen over de huurtermijn van uw kantoorruimte. Wanneer u net een onderneming bent gestart is het handig om de huurtermijnen niet voor langere tijd vast te leggen. Indien u reeds een gevestigde onderneming heeft en u wilt zekerheid hebben over uw kantoorruimte is een langere termijn zeker een goede optie.

Heeft u geen termijn afgesproken in het huurcontract dan gebeurt er wat in de wet staat. Hierin staat dat als een huurovereenkomst wordt getekend voor een bedrijfsruimte er in principe voor vijf jaar getekend is en daarna nog automatisch met vijf jaar verlengt word indien er geen tijdelijke opzegging is ontvangen. Het is echter geen dwingend recht dus u mag in uw onderhandelingen iets anders afspreken en daarmee akkoord gaan.

Als ondernemer wilt u met uw bedrijf groeien en daarom is het van belang dat uw huurtermijn goed afstemt op uw groeiplannen. U kan het beste onderhandelen over huurtermijnen in periodes van ongeveer 1 tot 3 jaar, waardoor u in de groei van uw onderneming niet te lang vastzit aan een bedrijfsruimte.

2. Verschillende rechtsvormen en huur overeenkomst

Stel, u heeft een huurovereenkomst getekend voor 2 jaar. Van deze termijn is reeds één jaar verstreken en er is in deze periode een faillissement aanstaande en kunt u het niet meer opbrengen om de huur af te betalen. Dan lijdt dat tot wanbetaling wat doorloopt tot wanprestatie en uiteindelijk lijdt tot een schade vergoeding voor de verhuurder. De verhuurder mag in dat geval het totaalbedrag van alle resterende huurtermijnen in één keer opeisen en mocht u als huurder privé aansprakelijk zijn dan kan dat flinke schulden veroorzaken. Het is voor de privé aansprakelijkheid van de huurder belangrijk dat de huurder niet een te lange termijn laat opnemen in een huurovereenkomst. Een periode van 1 tot 3 jaar is voldoende. Dat is voor een eenmanszaak of VOF handig, omdat op men op deze wijze minder risico loopt dat het privé vermogen van de huurder aangesproken wordt. Voor een B.V. is de situatie uiteraard anders. Let er bij een B.V. wel op dat u een huurovereenkomst laat tekenen in naam van de B.V. en niet in naam van de DGA. Als er vanuit de BV een huurovereenkomst getekend is, dan is de B.V. aansprakelijk en kan de verhuurder niet privé beslag leggen op het vermogen van de huurder. Mocht u wel als DGA de huurovereenkomst hebben ondertekend dan kan de verhuurder alsnog beslag leggen op het privé vermogen van de huurder.

Als de overeenkomst vanuit de B.V. getekend is hebben de verhuurders vaak toch nog een andere manier om aan hun geld te komen en dat is door middel van een borgstelling in de overeenkomst op te nemen. Dan moet de huurder vooraf een bepaald bedrag aan de verhuurder betalen en mocht er geen contractbreuk zijn aan het einde van de overeenkomst, dan krijgt de huurder zijn borg terug.

3. Onderverhuren

Heeft de huurder een extra kantoorruimte in het pand welke niet gebruikt wordt dan heeft de huurder de mogelijkheid om deze kantoorruimte te onderverhuren. In de wet staat dat een huurder een gedeelte of geheel van het pand mag onderverhuren, tenzij de huurder kan aannemen dat de verhuurder niet duidelijk heeft laten weten of laten opnemen in de huurovereenkomst dat het onderverhuren van een deel pand niet toegestaan is. Stel dat uw onderneming om wat voor een reden dan ook minder goed loopt of u gebruikt een deel van het pand niet. Dan is onderverhuren van een gedeelte pand een goede optie om meer geld binnen te halen voor uw onderneming. U dient er dus zeker van te zijn dat deze optie niet is uitgesloten door de verhuurder.

4. Huurprijs

Een huurder hoeft nooit akkoord te gaan met de voorwaarden die de verhuurder stelt. U kan dus altijd onderhandelen over verschillende factoren die te maken hebben met het huren van een kantoorruimte.

Voordat u akkoord gaat met de huurprijs die de verhuurder vraagt voor de kantoorruimte is het handig om in de buurt kantoorruimte te vergelijken die overeenkomen met de kantoorruimte dat u wilt huren. Dan kunt u de huurprijzen van verschillende panden vergelijken en kijken of de verhuurder ongeveer dezelfde prijs aanhoudt als vergelijkbare panden.

Er zijn veel factoren die de uiteindelijke huurprijs bepalen als u een kantoorruimte wil huren. Hierbij kan u denken aan de huurprijs per vierkante meter, de servicekosten bijdrage en bijbehorende parkeerplaatsen. Over deze zaken kan u onderhandelen en dan kan u nog de termijnen van betalingen meenemen in de onderhandelingen. Indien u op dit vlak ontzorgd wilt worden, dan is een onafhankelijke bedrijfsmakelaar een goede optie. Een bedrijfsmakelaar is dagelijks bezig met het onderhandelen voor huurders, kent de markt en weet hoe zij het beste resultaat voor een huurder kunnen realiseren.

5. Opleveringsniveau

Ook het opleveringsniveau van de kantoorruimte is een aspect waar u als huurder mee te maken krijgt. Het kan zijn dat u niet tevreden bent met de indeling van het pand of u wilt de lampen die er hangen vervangen hebben? U hoeft niet zonder meer de kantoorruimte te accepteren zoals deze wordt aangeboden door de verhuurder. U kan dit ook meenemen in een onderhandeling. Om dit goed mee te kunnen nemen in de onderhandeling is een bepaald kennisniveau van deze materie belangrijk zodat het maximale uit een onderhandeling gehaald kan worden. Ook op dit punt kan een vastgoedspecialist zijn toegevoegde waarde tonen. M.a.w. past de oplevering van het pand goed bij de prijs die u ervoor gaat betalen?

6. Kantoorruimte huren, Zelf doen of uitbesteden?

Het zoeken van nieuwe kantoorruimte is een tijdrovende klus en wordt schromelijk onderschat. U start met een programma van eisen, waarna er een longlist van kantoorruimtes wordt opgesteld die voldoen aan de opgestelde eisen. Dan begint het bezichtigen en houd u een short list van kantoorruimten over welke allemaal reële opties zijn voor uw nieuwe kantoorruimte. Dan begint het onderhandelen pas..

Zoals u leest moeten er nogal wat stappen worden doorlopen om tot een weloverwogen keuze te komen. Zeker in een dynamische markt kan een interessante kantoorruimte verhuurt zijn voordat u de mogelijkheid had om de kantoorruimte te bezichtigen. De vraag rijst dan al snel of u dit zelf wilt doen of toch maar uit besteden voor tijdswinst, expertise en marktkennis.

Een aantal voordelen van het uitbesteden aan een onafhankelijke vastgoedadviseur op een rijtje:

1. Vastgoed kennis
2. Markt kennis
3. Tijdsbeparing
4. Resultaatgerichte onafhankelijke partner

Wilt u meer informatie over kantoorruimte huren bekijk dan onze pagina's over kantoorruimte huren in verschillende steden: